8 Surat Menyurat efullama

Kode Surat dan Arsif Kedinasan

LAMPIRAN

KEPUTUSAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA

NOMOR    : 78  TAHUN  2012

TENTANG : TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH.

.

 Catatan :

di bawah ini adalah ringkasan TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH yang digunakan untuk kepentingan wilayah sendiri, Penulis menampilkan kode surat menyurat dan kearsifan ini di khususkan seputar wilayah instansi Pendidikan.

 1.  Pengurusan Surat

Pengurusan naskah dinas masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan tata usaha pengolah. Pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.

a)     cara  penyimpanan arsip aktif dilakukan menurut urutan kode klasifikasi.

b)     penyimpanan arsip in aktif dipusatkan pada unit kearsipan.

cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan indeks, kode klasifikasi, nomor urut, asal surat, tanggal dan nomor surat.

 2. Sarana Pengurusan Surat

1 Kartu Kendali Surat Masuk 2 Kartu Kendali Surat Keluar 3 Daftar Pengendali Surat 4 Lembar Pengantar Arsif Surat

3.  Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi

  1. Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan perintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.
  2. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.
  3. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

000  Umum

100  Pemerintahan

200  Politik

300  Keamanan dan Ketertiban

400  Kesejahteraan

500  Perekonomian

600  Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700  Pengawasan

800  Kepegawaian

900  Keuangan

.

Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Kode pembantu dimaksud tersebut adalah :

– 01   Perencanaan

– 02   Penelitian

– 03   Pendidikan

– 04  Laporan

– 05  Panitia

– 06  Seminar, Lokakarya, Workshop

– 07  Statistik

– 08  Peraturan perundang-undangan

– 09  Tidak dipakai

Kode wilayah kode untuk menunjukan pembagian wilayah. Dengan memperhatikan prinsip, kode wilayah dimaksud disusun sebagai berikut :

5 Kode Surat Tiap Provinsi

Kode wilayah bagi Provinsi dapat membentuk kode wilayah sendiri untuk Kabupaten/Kota di wilayahnya, sedangkan bagi Kabupaten/Kota dapat membentuk kode wilayah tersendiri untuk Kecamatan diwilayahnya.

Untuk mengetahui komponen yang menangani masalah diperlukan singkatan nama komponen sebagai berikut :

6 Singkatan nama dalam surat

Untuk mengetahui Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menangani masalah, diperlukan singkatan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah dapat diatur sendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku

 POLA KLASIFIKASI

Membaca lengkap….

.

.

log saepulr21B01F447BDF10D19ED552BE905F1B31

About these ads

28 comments on “Kode Surat dan Arsif Kedinasan

  1. Pingback: Kode Administrasi Surat Menyurat | efull@ma

  2. saya mau tanya pak, temen saya mengarsip surat menggunakan metode klasifikasi kode akan tetapi surat msuk dan keluar di jadikan satu atau di campur,,jadi dlam 1 jenis kode ada surat msuk dan surat keluar,,, pertanyaan sya, apa memang metodenya begitu dlam 1 jenis kode memang dicampur antra surt keluar dan masuk? akan tetapi sya agak kurang efisien ketika sya mencari arsip yang saya butuhkan, terimaksih

    • Dilihat dari kode kearsipan atau dokumen memang secara klasikal pada awal penomomoran itu sama, tetapi kita dapat membedakannya dengan sub-sub nomor dibelakangnya apalagi dapat dibedakan dengan tanggal/tahun dokumen itu ada. di sekolah kami antara surat masuk dan surat keluar itu dibuat dua dokumen dengan urutan penomoran disesuaikan dengan urutan dokumen itu masing-masing.

    • untuk sekolah kami, penomoran awal surat dilakukan setiap awal tahun pelajaran karena mengingat untuk membedakan dengan nomor surat yang lainnya dapat kami lihat dari bulan dan/atau tahun (yang tertera pada akhir penomoran surat).

  3. bisa disimpelkan lagi gak?, maksud saya no: 421.2. dst kemudian diberi keterangan 421 itu apa dan seterusnya.
    kalo untuk SD di bawah naungan yayasan bagaimana penomorannya?
    makasih sebelumnya

    • sebelumnya terimakasih untuk kunjungannya. untuk keterangan penomoran surat ada pada halaman terbawah. sebelumnya penulis mau menampilkan khusus untuk dinas pendidikan saja, tetapi karena dari dinas yang lain banyak yang share jadinya tampilan agak diperluas kembali.
      Untuk pengkodean surat kami rasa, ini berlaku untuk semua dinas/instansi.

  4. Pingback: Kode Surat dan Arsif Kedinasan | eBOOK Efullama

  5. Terima kasih.. atas smua infonya, kalau boleh tanya Pak, dalam kode penomoran, kode apa sj ya ?, dari kode pertama sp digit terakhir. terima kasih sebelumnya

    • untuk digit 0000-1000 sudah tertera pengelompokkannya di bagian atas. Memang Kami dalam menampilkan nomor kode surat dengan keterangannya hanya 90% saja. Terimakasih juga untuk kunjungannya.

    • Sama saja, kita dapat membedakannya dari Identitas Sekolah tersebut…
      Secara umum formatnya :
      Kode_Surat/No_urut_surat/Singkatan_Identitas_Sekolah/Bulan_dalam_Romawi/Tahun_dikeluarkan
      contoh nomor surat untuk tingkat Sekolah Dasar pada bulan April tahun 2014
      421.2/025/SD.24/IV/2014

    • Maaf adminnya baru aktif lagi.
      untuk penomoran yang belum tertera/ada di kode surat, biasanya diambil dari Kode Nomor Induknya.
      sebagai contoh untuk Dinas Pendidikan khususnya sekolah adalah 421,
      diuraikan lagi menjadi 421.1 untuk Pra Sekolah, _421.2 untuk Sekolah Dasar, dst.
      jadi kalau ada kegiatan yang menyangkut sekolah tetapi tidak ada kodenya, kita dapat mengambil kode yaitu 421.

      kalau ada yang kurang berkenan, admin minta komennya kepada para pembaca lainnya.
      terimakasih untuk kunjungannya.

  6. artikel yang bermanfaat untuk kami, Guru guru di SMPN 8 Mentaya Hulu, Tumbang Torung, Bukit Santuai, KOTIM, Kalimantan Tengah. Trima Kasih !

  7. Pingback: Kode Administrasi Surat Menyurat | SDN 2 KARANG BAYAN

  8. Mohon dikasih yang lebih rinci lagi, krn yg anda muat adalah kode surat menyurat secara umum. Trims

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s