8 Surat Menyurat efullama

Kode Surat dan Arsif Kedinasan

LAMPIRAN

KEPUTUSAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA

NOMOR    : 78  TAHUN  2012

TENTANG : TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH.

.

 Catatan :

di bawah ini adalah ringkasan TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH yang digunakan untuk kepentingan wilayah sendiri, Penulis menampilkan kode surat menyurat dan kearsifan ini di khususkan seputar wilayah instansi Pendidikan.

 1.  Pengurusan Surat

Pengurusan naskah dinas masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan tata usaha pengolah. Pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.

a)     cara  penyimpanan arsip aktif dilakukan menurut urutan kode klasifikasi.

b)     penyimpanan arsip in aktif dipusatkan pada unit kearsipan.

cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan indeks, kode klasifikasi, nomor urut, asal surat, tanggal dan nomor surat.

 2. Sarana Pengurusan Surat

1 Kartu Kendali Surat Masuk 2 Kartu Kendali Surat Keluar 3 Daftar Pengendali Surat 4 Lembar Pengantar Arsif Surat

3.  Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi

  1. Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan perintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.
  2. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.
  3. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

000  Umum

100  Pemerintahan

200  Politik

300  Keamanan dan Ketertiban

400  Kesejahteraan

500  Perekonomian

600  Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700  Pengawasan

800  Kepegawaian

900  Keuangan

.

Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Kode pembantu dimaksud tersebut adalah :

- 01   Perencanaan

- 02   Penelitian

- 03   Pendidikan

- 04  Laporan

- 05  Panitia

- 06  Seminar, Lokakarya, Workshop

- 07  Statistik

- 08  Peraturan perundang-undangan

- 09  Tidak dipakai

Kode wilayah kode untuk menunjukan pembagian wilayah. Dengan memperhatikan prinsip, kode wilayah dimaksud disusun sebagai berikut :

5 Kode Surat Tiap Provinsi

Kode wilayah bagi Provinsi dapat membentuk kode wilayah sendiri untuk Kabupaten/Kota di wilayahnya, sedangkan bagi Kabupaten/Kota dapat membentuk kode wilayah tersendiri untuk Kecamatan diwilayahnya.

Untuk mengetahui komponen yang menangani masalah diperlukan singkatan nama komponen sebagai berikut :

6 Singkatan nama dalam surat

Untuk mengetahui Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menangani masalah, diperlukan singkatan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah dapat diatur sendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku

 POLA KLASIFIKASI

Padat Karya

                000

  UMUM

                001

  Lambang

                   .1

  Garuda

.2

  Bendera Kebangsaan

  .3

  Lagu Kebangsaan

                   .4

  Daerah

          .31

  Provinsi

                 .32

  Kabupaten/Kota

                002

  Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawai lihat 861.1

                003

  Hari Raya/Besar

.1

  Nasional 17 Agustus, Hari Pahlawan, dan sebagainya

.2

  Hari Raya Keagamaan

.3

  Hari Ulang Tahun

.4

  Hari-hari Besar Internasional

                004

  Ucapan

                005

  Undangan

                006

  Tanda Jabatan

.1

  Pamong Praja

.2

  Tanda Pengenal

.3

  Pejabat lainnya

       010

  URUSAN DALAM

011

  Gedung Kantor/Termasuk Instalasi Prasarana Fisik Pamong /Kantor Dinas

                012

  Rumah Dinas

       015

  Penerangan Listrik/Jasa Listrik

       016

  Telepon/Faximile/Internet

         017

  Keamanan/Ketertiban Kantor

       018

  Kebersihan Kantor

       019

  Protokol

       020

  PERALATAN

       021

  Alat Tulis

       022

  Mesin Kantor

       023

  Perabot Kantor

       024

  Alat Angkutan

       025

  Pakaian Dinas

       028

  Inventaris

       030

  KEKAYAAN DAERAH

       031

  Sumber Daya Alam

       032

  Asset Daerah

       040

  PERPUSTAKAAN DOKUMENTASI / KEARSIPAN / SANDI

       041

  Perpustakaan

.1

  Umum

.2

  Khusus

.3

  Perguruan Tinggi

.4

  Sekolah

.5

  Keliling

       042

  Dokumentasi

       045

  Kearsipan

       046

  Sandi

       047

  Website

       048

  Pengelolaan Data

       049

  Jaringan Komunikasi Data

      050

  PERENCANAAN

       051

  Proyek Bidang Pemerintahan, Klasifikasikan Disini : Proyek Prasaran Fisik   Pemerintahan

       057

  Bidang Pengawasan

      058

  Bidang Kepegawaian

       059

  Bidang Keuangan

       060

  ORGANISASI / KETATALAKSANAAN

.1

  Program Kerja

       061

  Organisasi Instansi Pemerintah (struktur organisasi)

       062

  Organisasi Badan Non Pemerintah

       065

  Ketatalaksanaan / Tata Naskah / Sistem

       066

  Stempel Dinas

       067

  Pelayanan Umum / Pelayanan Publik / Analisis

       068

  Komputerisasi / Siskomdagri

       069

  Standar Pelayanan Minimal

       070

  PENELITIAN

       077

  Provinsi

       078

  Kabupaten/Kota

       079

  Kecamatan /Desa

      080

  KONFERENSI / RAPAT / SEMINAR

       081

  Gubernur

       082

  Bupati / Walikota

       083

  Komponen, Eselon Lainnya

       084

  Instansi Lainnya

       090

  PERJALANAN DINAS

       094

  Perjalanan Pegawai Termasuk Pemanggilan Pegawai

       100

  PEMERINTAHAN

       101

  Meliputi: Tata Praja, Legislatif, Yudikatif, Hubungan luar negeri

       102

  GDN

       110

  PEMERINTAHAN PUSAT

111

  Presiden

112

  Wakil Presiden

113

  Susunan Kabinet

       114

  Kementerian Dalam Negeri

120

  PEMERINTAH PROVINSI

.042

  Monografi tambahkan kode wilayah

.1

  Koordinasi

125

  Pembentukan Pemekaran Wilayah

       126

  Pembagian Wilayah

       127

  Penyerahan Urusan

      130

  PEMERINTAH KABUPATEN / KOTA

       134

  Forum Koordinasi Pemerintah Di Daerah

.1

  Muspida

.2

  Forum PAN (Panitian Anggaran Nasional)

.3

  Forum Koordinasi Lainnya

.4

  Kerjasama antar Kabupaten/Kota

       135

  Pembentukan / Pemekaran Wilayah

       136

  Pembagian Wilayah

       137

  Penyerahan Urusan

       138

  Pemerintah Wilayah Kecamatan

140

  PEMERINTAHAN DESA / KELURAHAN

 141

  Pamong Desa, Meliputi: Pencalonan, Pemilihan, Meninggal, Pengangkatan,  Pemberhenian.

 142

  Penghasilan Pamong Desa

 143

  Kekayaan Desa

 144

  Dewan Tingkat Desa, Dewan Marga, Rembug Desa

 145

  Administrasi Desa

 146

  Kewilayahan

.1

  Pembentukan Desa/Kelurahan

.2

  Pemekaran Desa/Kelurahan

.3

  Perubahan Batas Wilayah / Perluasan Desa / Kelurahan

.4

  Perubahan Nama Desa / Kelurahan

.5

  Kerjasama Antar Desa / Kelurahan

 147

  Lembaga-lembaga Tingkat Desa

 148

  Perangkat Kelurahan

.1

  Kepala Kelurahan

.2

  Sekretaris Kelurahan

.3

  Staf Kelurahan

 149

  Dewan Kelurahan

.1

  Rukun Tetangga

.2

  Rukun Warga

.3

  Rukun Kampung

150

  LEGISLATIF MPR / DPR / DPD

160

  DPRD PROVINSI TAMBAHKAN KODE WILAYAH

170

  DPRD KABUPATEN TAMBAHKAN KODE WILAYAH

180

  HUKUM

.1

  Kontitusi

.11

  Dasar Hukum

.12

  Undang-Undang Dasar

.2

  GBHN

.3

  Amnesti, Abolisi dan Grasi

190

  HUBUNGAN LUAR NEGERI

 200

  POLITIK

 210

  KEPARTAIAN

 220

  ORGANISASI KEMASYARAKATAN

230

  ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL

231

  Ikatan Dokter Indonesia

232

  Persatuan Guru Republik Indonesia

233

  PERSATUAN SARJANA HUKUM INDONESIA

234

  Persatuan Advokat Indonesia

235

  Lembaga Bantuan Hukum Indonesia

236

  Korps Pegawai Republik Indonesia

237

  Persatuan Wartawan Indonesia

238

  Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia

239

  Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya

 240

  ORGANISASI PEMUDA

241

  Komite Nasional Pemuda Indonesia

242

  Organisasi Mahasiswa

243

  Organisasi Pelajar

250

  ORGANISASI BURUH, TANI, NELAYAN DAN ANGKUTAN

 260

  ORGANISASI WANITA

261

  Dharma Wanita

262

  Persatuan Wanita Indonesia

263

  Pemberdayaan Perempuan (wanita)

264

  Kongres Wanita

 270

  PEMILIHAN UMUM

 300

  KEAMANAN / KETERTIBAN

 310

  PERTAHANAN

 320

  KEMILITERAN

 330

  KEAMANAN

 340

  PERTAHANAN SIPIL

 350

  KEJAHATAN

 360

  BENCANA

361

  Gunung Berapi / Gempa

362

  Banjir / Tanah Longsor

363

  Angin Topan

364

  Kebakaran

.1

  Pemadam Kebakaran

365

  Kekeringan

366

  Tsunami

370

  KECELAKAAN / SAR

 400

  KESEJAHTERAAN RAKYAT

401

  Keluarga Miskin

402

  PNPM Mandiri Pedesaan

 410

  PEMBANGUNAN DESA

411

  Pembinaan Usaha Gotong Royong

.14

  Pungutan

   .2

  Lembaga Sosial Desa (LSD)

.32

  Kuliah Kerja Nyata (KKN)

.33

  Pusat Latihan

.34

  Kursus-Kursus

.35

  Kurikulum / Sylabus

.36

  Ketrampilan

.37

  Pramuka

   .4

  Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)

.25

  Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan

  .3

  Koperasi Desa

.32

  Koperasi Usaha Desa

 420

  PENDIDIKAN

    .1

  Pendidikan Khusus Klasifikasi Disini Pendidikan Putra/I Irja

421

  SEKOLAH

   .1

  Pra Sekolah

   .2

  Sekolah Dasar

   .3

  Sekolah Menengah

   .4

  Sekolah Tinggi

   .5

  Sekolah Kejuruan

   .6

  Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum

   .7

  Kegiatan Pelajar

  .71

  Reuni Darmawisata

 .72

  Pelajar Teladan

 .73

  Resimen Mahasiswa

   .8

  Sekolah Pendidikan Luar Biasa

   .9

  Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf

422

  Administrasi Sekolah

  .1

  Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras, Perpeloncoan

  .2

  Tahun Pelajaran

  .3

  Hari Libur

  .4

  Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP

  .5

  Beasiswa

423

  Metode Belajar

  .1

  Kuliah

  .2

  Ceramah, Simposium

  .3

  Diskusi

  .4

  Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur

  .5

  Kurikulum

  .6

  Karya Tulis

  .7

  Ujian

424

  Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
  Klasifikasi Disini: Guru Teladan

425

  Sarana Pendidikan

  .1

  Gedung

  .11

  Gedung Sekolah

  .12

  Kampus

  .13

  Pusat Kegiatan Mahasiswa

  .2

  Buku

  .3

  Perlengkapan Sekolah

426

  Keolahragaan

  .1

  Cabang Olah Raga

  .2

  Sarana

 .21

  Gedung Olah Raga

 .22

  Stadion

 .23

  Lapangan

 .24

  Kolam renang

  .3

  Pesta Olah Raga, Klasifikasi Disini: PON, Porsade, Olimpiade, dsb

  .4

  KONI

427

  Kepramukaan Meliputi: Organisasi Dan Kegiatan Remaja
  Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja

428

  Kepramukaan

429

  Pendidikan  Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890

430

  KEBUDAYAAN

431

  Kesenian

    .1

  Cabang Kesenian

    .2

  Sarana

  .21

  Gedung Kesenian

432

  Kepurbakalaan

433

  Sejarah

434

  Bahasa

435

  Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan

440

  KESEHATAN

441

  Pembinaan Kesehatan

442

  Obat-obatan

443

  Penyakit Menular

444

  Gizi

445

  Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS, PUSKESMAS Keliling, Poliklinik

446

  Tenaga Medis

448

  Pengobatan Tadisional

450

  AGAMA

451

  Islam

  .1

  Peribadatan

  .11

  Sholat

  .12

  Zakat Fitrah

  .13

  Puasa

  .14

  MTQ

 .2

  Rumah Ibadah

 .3

  Tokoh Agama

 .4

  Pendidikan

 .41

  Tinggi

  42

  Menengah

 .43

  Dasar

 .44

  Pondok Pesantren

 .45

  Gedung Sekolah

 .46

  Tenaga Pengajar

 .47

  Buku

 .48

  Dakwah

 .49

  Organisasi / Lembaga Pendidikan

 .5

  Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb

 .6

  Peradilan

 .7

  Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama

 .8

  Mazhab

456

  Urusan Haji

  .1

  ONH

  .2

  Manasik

460

  SOSIAL

463

  Kesejahteraan Anak / Keluarga

   .1

  Anak Putus Sekolah

   .2

  Ibu Teladan

.   3

  Anak Asuh

464

  Pembinaan Pahlawan

465

  Kesejahteraan Sosial

  .1

  Lanjut Usia

  .2

  Korban Kekacauan, Pengungsi, Repatriasi

466

  Sumbangan Sosial

  .1

  Korban Bencana

  .2

  Pencarian Dana Untuk Sumbangan

  .3

  Meliputi: Penyelenggaraan Undian, Ketangkasan, Bazar, dsb

  .4

  Panti Asuhan

  .5

  Panti Jompo

467

  Bimbingan Sosial

  .1

  Masyarakat Suku Terasing Meliputi: Bimbingan, Pendidikan, Kesehatan, Pemukiman

468

  PMI

469

  Makam

470

  KEPENDUDUKAN

471

  Pendaftaran Penduduk

472

  Pencatatan Sipil

  .1

  Kelahiran, Kematian Dan Advokasi

  .11

  Kelahiran

  .12

  Kematian

  .13

  Advokasi Kelahiran Dan Kematian

  .2

  Perkawinan, Peceraian Dan Advokasi

473

  Informasi Kependudukan

  .1

  Teknologi Informasi

  .11

  Perangkat Keras

  .12

  Perangkat Lunak

  .13

  Jaringan Komunikasi Data

  .2

  Kelembagaan Dan Sumber Daya Informasi

480

  MEDIA MASSA

481

  Penerbitan

  .1

  Surat Kabar

  .2

  Majalah

  .3

  Buku

  .4

  Penerjemahan

482

  Radio

485

  Pers

   .1

  Kewartawanan

   .2

  Wawancara

   .3

  Informasi Nasional

500

  PEREKONOMIAN

510

  PERDAGANGAN

520

  PERTANIAN

522

  Kehutanan

523

  Perikanan

 524

  Peternakan

525

  Perkebunan

530

  PERINDUSTRIAN

539

  Perusahaan Daerah / BUMD/BULD

540

  PERTAMBANGAN / KESAMUDRAAN

541

  Minyak Bumi / Bensin

546

  Geologi

  .1

  Vulkanologi

  .11

  Pengawasan Gunung Berapi

  .2

  Sumur Artesis, Air Bawah Tanah

550

  PERHUBUNGAN

551

  Perhubungan Darat

552

  Perhubungan Laut

553

  Perhubungan Udara

554

  Pos

555

  Telekomunikasi

556

  Pariwisata dan Rekreasi

560

  TENAGA KERJA

.1

Pengangguran

561

UPAH

562

PENEMPATAN TENAGA KERJA, TKI

563

LATIHAN KERJA

564

TENAGA KERJA

.1

Butsi

.2

Padat Karya

570

PERMODALAN

580

PERBANKAN/ MONETER

581

  Kredit

582

  Investasi

590

  AGRARIA

593

  Pengurusan Hak-Hak Tanah

600

  PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAKERJAAN

610

  PENGAIRAN

611

  Irigasi

620

  JALAN

630

  JEMBATAN

640

  BANGUNAN

650

  TATA KOTA

670

  KETENAGAAN

671

  Listrik

.21

  PLTA  ( Pembangkit  Listrik Tenaga Air )

.22

  PLTD  ( Pembangkit Listrik Tenaga Diesel )

.23

  PLTG P ( Pembangkit Listrik Tenaga Gas )

.24

  PLTM ( Pembangkit  Listrik Tenaga Matahari )

.25

  PLTN ( Pembangkit Listrik Tenaga Nuklir )

.26

  PLTPB ( Pembangkit Listrik Tenaga Uap )

690

  AIR MINUM

700

  PENGAWASAN

701

  Bidang Urusan Dalam

702

  Bidang Peralatan

703

  Bidang Kekayaan Daerah

704

  Bidang Perpustakaan / Dokumentasi / Kearsipan Sandi

705

  Bidang Perencanaan

706

  Bidang Organisasi / Ketatalaksanaan

707

  Bidang Penelitian

708

  Bidang Konferensi

709

  Bidang Perjalanan Dinas

710

  BIDANG PEMERINTAHAN

720

  BIDANG POLITIK

727

  Bidang Pemilihan Umum

730

  BIDANG KEAMANAN/KETERTIBAN

740

  BIDANG KESEJAHTERAAN RAKYAT

750

  BIDANG PEREKONOMIAN

     760

  BIDANG PEKERJAAN UMUM

 780

  BIDANG KEPEGAWAIAN

781

  Bidang Pengadaan Pegawai

782

  Bidang Mutasi Pegawai

783

  Bidang Kedudukan Pegawai

784

  Bidang Kesejahteran Pegawai

785

  Bidang Cuti

786

  Bidang Penilaian

787

  Bidang Tata Usaha Kepegawaian

788

  Bidang Pemberhentian Pegawai

789

  Bidang Pendidikan Pegawai

 790

  BIDANG KEUANGAN

791

  Bidang Anggaran

792

  Bidang Otorisasi

793

  Bidang Verifikasi

794

  Bidang Pembukuan

795

  Bidang Perbendaharaan

796

  Bidang Pembina Kebendaharaan

797

  Bidang Pendapatan

799

  Bidang Bendaharaan

800

  KEPEGAWAIAN

810

  PENGADAAN

820

  MUTASI

822

  Kenaikan Gaji Berkala

823

  Kenaikan Pangkat / Pengangkatan

824

  Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan

825

  Datasering dan Penempatan Kembali

826

  Penunjukan Tugas Belajar

828

  Mutasi Dengan Instansi Lain

830

  KEDUDUKAN
  Meliputi:

 831

  Perhitungan Masa Kerja

 832

  Penyesuaian Pangkat / Gaji

 833

  Penghargaan Ijazah / Penyesuaian

 834

  Jenjang Pangkat / Eselonering

840

  KESEJAHTERAAN PEGAWAI
  Meliputi:

841

  Tunjangan

    .1

  Jabatan

    .2

  Kehormatan

    .3

  Kematian/Uang Duka

    .4

  Tunjangan Hari Raya

    .5

  Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah

    .6

  Keluarga

    .7

  Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)

842

  Dana

   .1

  Taspen

   .2

  Kesehatan

. 3

  Asuransi

843

  Perawatan Kesehatan

844

  Koperasi / Distribusi

845

  Perumahan/Tanah

846

  Bantuan Sosial

850

  CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
  Diluar Tanggungan Negara dan Cuti Alasan Lain

860

  PENILAIAN

861

  Penghargaan

  .1

  Bintang/Satyalencana

  .2

  Kenaikan Pangkat Anumerta

.3

  Kenaikan Gaji Istimewa

.4

  Hadiah Berupa Uang

.5

  Pegawai Teladan

862

  Hukuman

863

  Konduite, DP3, Disiplin Pegawai

864

  Ujian Dinas

865

  Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
  Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi. (LP2P )

870

  TATA USAHA KEPEGAWAIAN

 871

  Formasi

 872

  Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian

 873

  Registrasi

.1

  NIP

.2

  KARPEG

.3

  Legitiminasi/Tanda Pengenal

.4

  Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu

874

  Daftar Riwayat Pekerjaan

875

  Kewenangan Mutasi Pegawai

876

  Penggajian

.1

  SKPP

877

  Sumpah/Janji

878

  Korps Pegawai

880

  PEMBERHENTIAN PEGAWAI
  Meliputi Atas  Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena
  Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tnggu Untuk
  Sementara Waktu dan Pemberhentian Tidak Dengan  Hormat

881

  Permintaan Sendiri

882

  Dengan Hak Pensiun

883

  Karena Meninggal

884

  Alasan Lain

885

  Uang Pesangon

886

  Uang Tunggu

887

  Untuk Sementara Waktu

888

  Tidak Dengan Hormat

890

  PENDIDIKAN PEGAWAI
  Meliputi:

891

  Perencanaan

892

  Pendidikan _Egular / Kader

893

  Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler

894

  Pendidikan Luar Negeri

895

  Metode

896

  Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber

897

  Administrasi Pendidikan

898

  Fasilitas Belajar

899

  Sarana

900

  KEUANGAN

910

  ANGGARAN

920

  OTORISASI / SKO

930

  VERIFIKASI

940

  PEMBUKUAN

  950

  PERBENDAHARAAN

960

  PEMBINAAN KEBENDAHARAAN

961

  Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas

970

  PENDAPATAN

990

  BENDAHARAWAN

.

Penyusutan  Arsip

Penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu   dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan oleh Tata Usaha Pengolah

1.  Tata Usaha Pengolah

  • secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip inaktif.
  • memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim ke penyimpanan.
  • menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpanan dalam file tersendiri.
  • pada waktu yang telah ditentukan,mengirim arsip inaktif tersebut kepada penyimpanan.

2.  Unit Kearsipan

Secara teratur melakukan penelitian arsip yang sudah melampaui jadwal retensi.

Pemusnahan dan Penyerahan arsip.

.

.

log saepulr21B01F447BDF10D19ED552BE905F1B31

About these ads

23 comments on “Kode Surat dan Arsif Kedinasan

  1. Pingback: Kode Administrasi Surat Menyurat | efull@ma

  2. saya mau tanya pak, temen saya mengarsip surat menggunakan metode klasifikasi kode akan tetapi surat msuk dan keluar di jadikan satu atau di campur,,jadi dlam 1 jenis kode ada surat msuk dan surat keluar,,, pertanyaan sya, apa memang metodenya begitu dlam 1 jenis kode memang dicampur antra surt keluar dan masuk? akan tetapi sya agak kurang efisien ketika sya mencari arsip yang saya butuhkan, terimaksih

    • Dilihat dari kode kearsipan atau dokumen memang secara klasikal pada awal penomomoran itu sama, tetapi kita dapat membedakannya dengan sub-sub nomor dibelakangnya apalagi dapat dibedakan dengan tanggal/tahun dokumen itu ada. di sekolah kami antara surat masuk dan surat keluar itu dibuat dua dokumen dengan urutan penomoran disesuaikan dengan urutan dokumen itu masing-masing.

    • untuk sekolah kami, penomoran awal surat dilakukan setiap awal tahun pelajaran karena mengingat untuk membedakan dengan nomor surat yang lainnya dapat kami lihat dari bulan dan/atau tahun (yang tertera pada akhir penomoran surat).

  3. bisa disimpelkan lagi gak?, maksud saya no: 421.2. dst kemudian diberi keterangan 421 itu apa dan seterusnya.
    kalo untuk SD di bawah naungan yayasan bagaimana penomorannya?
    makasih sebelumnya

    • sebelumnya terimakasih untuk kunjungannya. untuk keterangan penomoran surat ada pada halaman terbawah. sebelumnya penulis mau menampilkan khusus untuk dinas pendidikan saja, tetapi karena dari dinas yang lain banyak yang share jadinya tampilan agak diperluas kembali.
      Untuk pengkodean surat kami rasa, ini berlaku untuk semua dinas/instansi.

  4. Pingback: Kode Surat dan Arsif Kedinasan | eBOOK Efullama

  5. Terima kasih.. atas smua infonya, kalau boleh tanya Pak, dalam kode penomoran, kode apa sj ya ?, dari kode pertama sp digit terakhir. terima kasih sebelumnya

    • untuk digit 0000-1000 sudah tertera pengelompokkannya di bagian atas. Memang Kami dalam menampilkan nomor kode surat dengan keterangannya hanya 90% saja. Terimakasih juga untuk kunjungannya.

    • Sama saja, kita dapat membedakannya dari Identitas Sekolah tersebut…
      Secara umum formatnya :
      Kode_Surat/No_urut_surat/Singkatan_Identitas_Sekolah/Bulan_dalam_Romawi/Tahun_dikeluarkan
      contoh nomor surat untuk tingkat Sekolah Dasar pada bulan April tahun 2014
      421.2/025/SD.24/IV/2014

    • Maaf adminnya baru aktif lagi.
      untuk penomoran yang belum tertera/ada di kode surat, biasanya diambil dari Kode Nomor Induknya.
      sebagai contoh untuk Dinas Pendidikan khususnya sekolah adalah 421,
      diuraikan lagi menjadi 421.1 untuk Pra Sekolah, _421.2 untuk Sekolah Dasar, dst.
      jadi kalau ada kegiatan yang menyangkut sekolah tetapi tidak ada kodenya, kita dapat mengambil kode yaitu 421.

      kalau ada yang kurang berkenan, admin minta komennya kepada para pembaca lainnya.
      terimakasih untuk kunjungannya.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s