LAMPIRAN
KEPUTUSAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : 78 TAHUN 2012
TENTANG : TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH.
.
Catatan :
di bawah ini adalah ringkasan TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH yang digunakan untuk kepentingan wilayah sendiri, Penulis menampilkan kode surat menyurat dan kearsifan ini di khususkan seputar wilayah instansi Pendidikan.
1. Pengurusan Surat
Pengurusan naskah dinas masuk
Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan tata usaha pengolah. Pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.
a) cara penyimpanan arsip aktif dilakukan menurut urutan kode klasifikasi.
b) penyimpanan arsip in aktif dipusatkan pada unit kearsipan.
cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan indeks, kode klasifikasi, nomor urut, asal surat, tanggal dan nomor surat.
2. Sarana Pengurusan Surat
3. Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi
- Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan perintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.
- Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.
- Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.
Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.
Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan dan Ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
.
Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.
Kode pembantu dimaksud tersebut adalah :
– 01 Perencanaan
– 02 Penelitian
– 03 Pendidikan
– 04 Laporan
– 05 Panitia
– 06 Seminar, Lokakarya, Workshop
– 07 Statistik
– 08 Peraturan perundang-undangan
– 09 Tidak dipakai
Kode wilayah kode untuk menunjukan pembagian wilayah. Dengan memperhatikan prinsip, kode wilayah dimaksud disusun sebagai berikut :
Kode wilayah bagi Provinsi dapat membentuk kode wilayah sendiri untuk Kabupaten/Kota di wilayahnya, sedangkan bagi Kabupaten/Kota dapat membentuk kode wilayah tersendiri untuk Kecamatan diwilayahnya.
Untuk mengetahui komponen yang menangani masalah diperlukan singkatan nama komponen sebagai berikut :
Untuk mengetahui Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menangani masalah, diperlukan singkatan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah dapat diatur sendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku
POLA KLASIFIKASI
.
.
Ping balik: Kode Administrasi Surat Menyurat | efull@ma
terima kasih pa epul
SukaSuka
sama-sama… untuk kunjungannya..
SukaSuka
yang lengkapx ada gak??sudx ada penjelasn dan kode dari 000 s/d 1000
SukaSuka
ada, cuman terlalu panjang kalau di tuliskan. yang di post kan cuman yang berhubungan dengan dinas pendidikan khususnya…
SukaSuka
Trima kasih Pa,,,,
SukaSuka
Ya sama2, terimakasih juga telah berkunjung…
SukaSuka
saya mau tanya pak, temen saya mengarsip surat menggunakan metode klasifikasi kode akan tetapi surat msuk dan keluar di jadikan satu atau di campur,,jadi dlam 1 jenis kode ada surat msuk dan surat keluar,,, pertanyaan sya, apa memang metodenya begitu dlam 1 jenis kode memang dicampur antra surt keluar dan masuk? akan tetapi sya agak kurang efisien ketika sya mencari arsip yang saya butuhkan, terimaksih
SukaSuka
Dilihat dari kode kearsipan atau dokumen memang secara klasikal pada awal penomomoran itu sama, tetapi kita dapat membedakannya dengan sub-sub nomor dibelakangnya apalagi dapat dibedakan dengan tanggal/tahun dokumen itu ada. di sekolah kami antara surat masuk dan surat keluar itu dibuat dua dokumen dengan urutan penomoran disesuaikan dengan urutan dokumen itu masing-masing.
SukaSuka
Untuk penomoran surat keluar di instansi sekolah/madrasah jangka waktu untuk memulai 001 kembali kapan???? Trims
SukaSuka
untuk sekolah kami, penomoran awal surat dilakukan setiap awal tahun pelajaran karena mengingat untuk membedakan dengan nomor surat yang lainnya dapat kami lihat dari bulan dan/atau tahun (yang tertera pada akhir penomoran surat).
SukaSuka
Terima kasih, sangat berguna bagi kami.
SukaSuka
bisa disimpelkan lagi gak?, maksud saya no: 421.2. dst kemudian diberi keterangan 421 itu apa dan seterusnya.
kalo untuk SD di bawah naungan yayasan bagaimana penomorannya?
makasih sebelumnya
SukaSuka
sebelumnya terimakasih untuk kunjungannya. untuk keterangan penomoran surat ada pada halaman terbawah. sebelumnya penulis mau menampilkan khusus untuk dinas pendidikan saja, tetapi karena dari dinas yang lain banyak yang share jadinya tampilan agak diperluas kembali.
Untuk pengkodean surat kami rasa, ini berlaku untuk semua dinas/instansi.
SukaSuka
Ping balik: Kode Surat dan Arsif Kedinasan | eBOOK Efullama
Terima kasih.. atas smua infonya, kalau boleh tanya Pak, dalam kode penomoran, kode apa sj ya ?, dari kode pertama sp digit terakhir. terima kasih sebelumnya
SukaSuka
untuk digit 0000-1000 sudah tertera pengelompokkannya di bagian atas. Memang Kami dalam menampilkan nomor kode surat dengan keterangannya hanya 90% saja. Terimakasih juga untuk kunjungannya.
SukaSuka
maksih banget semoga jadi amal kebaikan yang dibalas Tuhan Yang Maha Pemurah.
SukaSuka
kang kalw penomoran surat untuk sekolah swasta gmana..??
SukaSuka
Sama saja, kita dapat membedakannya dari Identitas Sekolah tersebut…
Secara umum formatnya :
Kode_Surat/No_urut_surat/Singkatan_Identitas_Sekolah/Bulan_dalam_Romawi/Tahun_dikeluarkan
contoh nomor surat untuk tingkat Sekolah Dasar pada bulan April tahun 2014
421.2/025/SD.24/IV/2014
SukaSuka
Mau tanya kode penomeran surat Laporan Akhir Kegiatan berapa yaa…
SukaSuka
Maaf adminnya baru aktif lagi.
untuk penomoran yang belum tertera/ada di kode surat, biasanya diambil dari Kode Nomor Induknya.
sebagai contoh untuk Dinas Pendidikan khususnya sekolah adalah 421,
diuraikan lagi menjadi 421.1 untuk Pra Sekolah, _421.2 untuk Sekolah Dasar, dst.
jadi kalau ada kegiatan yang menyangkut sekolah tetapi tidak ada kodenya, kita dapat mengambil kode yaitu 421.
kalau ada yang kurang berkenan, admin minta komennya kepada para pembaca lainnya.
terimakasih untuk kunjungannya.
SukaSuka
penuh perjuangan Q salut. pak maaf boleh minta lagunya yg tentang SEKOLAH KITA 🙂 maaf ngge
SukaSuka
makasih banyak pak…. saya terinspirasi dg karya2 anda…
SukaSuka
Artikel bermanfaat untuk kepegawaian. mksh gan, ditunggu kunjungan baliknya.
SukaSuka
artikel yang bermanfaat untuk kami, Guru guru di SMPN 8 Mentaya Hulu, Tumbang Torung, Bukit Santuai, KOTIM, Kalimantan Tengah. Trima Kasih !
SukaSuka
Ping balik: Kode Administrasi Surat Menyurat | SDN 2 KARANG BAYAN
Mohon dikasih yang lebih rinci lagi, krn yg anda muat adalah kode surat menyurat secara umum. Trims
SukaSuka
pak saya mau nanya,apakah kode surat utk SMP 421.3 dipakai untk semua jenis surat keluar pak??
SukaSuka
pak saya mau nanya,apakah kode surat utk SMP 421.3 dipakai untuk semua jenis surat keluar pak??
SukaSuka
Ya betul, kode tersebut (421.3) dapat digunakan, karena itu sifatnya umum bagi Tingkat Sekolah tersebut, tetapi untuk kode kepegawaian, mutasi, keuangan dll, memakai kode sesuai pada daftarannya. contoh untuk kode keuangan kita memakai kode 900/…/…/…
SukaSuka
haturnuhun pak epull
SukaSuka
mksi pak atas penjelasanya
SukaSuka
mksh pak epull karyanya dah membantu…
SukaSuka
jadi jika sudah seribu kembali lagi ke 01 ya mas
SukaSuka
betul, mudah-mudahan ada manfaatnya…
SukaSuka